Kommunaler Planungsworkshop

Der Planungsworkshop unterstützt mit seinem strukturierten Ablauf und geringen Zeitanspruch Kommunen bei der Ausarbeitung eines Aktionsplans. Die Methode ist besonders geeignet für Gruppen, die bereits über eine gemeinsame Vision verfügen.

Foto: New Professionals via flickr.com , Lizenz: CC BY 2.0

Der kommunale Planungsworkshop unterstützt Menschen dabei, aus einer gemeinsamen Idee durch eine strukturierte Arbeitsweise einen Aktionsplan zu konzipieren. Da das Workshopdesign nur wenige Stunden in Anspruch nehmen soll, eignet es sich besonders für relativ kleine homogene Gruppen, die ein gemeinsames Ziel bearbeiten wollen. Die Methode hilft dabei, in kurzer Zeit detaillierte Aktionspläne zu erarbeiten. Sie versetzt Akteure in die Lage, Prozesse strukturiert anzugehen und zu gestalten. Die avisierte Zielgröße ist vorab klar zu benennen. Da eine Lösungsfindung in engem zeitlichen Rahmen stattfinden soll, passt die Methode weniger für komplexe Herausforderungen. Sie fördert vor allem Transparenz bei der Entwicklung von Planungsprozessen. 

Die Methode des “Kommunalen Planungsworkshops” wurde angelegt an den kanadischen “Community in Action Workshop” der Harmony Foundation of Canada entwickelt.

Verfahrenskonzept

Ja

Funktion

Konsultation, Mitbestimmung

Gruppengröße

Mittelgroße Gruppen

Teilnehmer (Min.)

15

Teilnehmer (Max.)

30

Zielgruppe

Allgemeinheit

Vorbereitung

  • Teilnehmer einladen
  • Zielkatalog entwickeln
  • Informationsmappe entwickeln
  • Workshopagenda aufstellen
  • Verfahrensregeln definieren

In der Vorbereitung auf den Workshop werden Ziele erarbeitet und in einem vorläufigen Zielkatalog zusammengefasst. Wichtig ist, dass sie vor Beginn der Veranstaltung festgelegt werden, um einen gemeinsamen Ausgangspunkt für die Teilnehmenden zu schaffen. Die Umsetzung sowie der Feinschliff der vorab definierten Ziele wird im Workshop anschließend gemeinsam mit den Teilnehmern erarbeitet. Mindestens eine Woche vor Beginn der Veranstaltung sollte den Teilnehmern eine Informationsmappe zu deren Vorbereitung vorgelegt werden. Diese beinhaltet Angaben zu anderen Teilnehmern, Verfahrensregeln, Agenda und eine Darstellung des vorläufigen Zielkatalogs. Um einen zügigen Einstieg in die Veranstaltung zu gewährleisten, sollten zentrale Punkte bereits im Vorfeld durch die Informationsmappe geklärt sein.

Ablauf

Der Ablauf folgt der Idee, den Workshop so einfach wie möglich zu halten, aber dennoch so komplex wie nötig zu gestalten, damit Akteure ohne große Hilfe von außen konkrete Aktionspläne erarbeiten können. Die Veranstaltung besteht dabei aus drei Modulen (A, B und C) und einer anschließenden Implementierungsphase.

Modul A:

  • Zielkatalog darstellen
  • Agenda klären
  • Verfahrensregeln vorstellen

Zu Beginn des Workshops stellt der die Veranstaltung Durchführende den vorläufigen Zielkatalog und die Verfahrensregeln vor. Der Zielkatalog bildet die gemeinsame Grundlage für die Partizipanten und setzt sich aus einer Vision, dem Leitziel, und mehreren Teilzielen zusammen. Die Verfahrensregeln sind als Kommunikationsprinzipien zu verstehen. Sie dienen allen Teilnehmern und auch dem Moderierenden als Orientierung. Sie sollen Respekt und Vertrauen innerhalb der Gruppe fördern und so die Produktivität des Verfahrens insgesamt erhöhen.

Modul B:

  • Aktionsplan entwerfen
  • Konkrete Aktivitäten planen
  • Verantwortlichkeiten festlegen
  • Ressourcen identifizieren
  • Termine festlegen

Im Anschluss arbeiten die Teilnehmenden in Kleingruppen an der Ausgestaltung der vereinbarten Teilziele. Dabei werden diese im Hinblick auf konkrete Handlungen, Verantwortliche, nötige Ressourcen und die Zeitplanung für die Umsetzung analysiert und konkrete Vorschläge erarbeitet. In diesem Prozess arbeiten die Kleingruppen mit Flipchartbögen, auf denen sie die wesentlichen Kategorien übersichtlich darstellen können. Sie sollen so gestaltet sein, dass im weiteren Tagesverlauf nach dem Abschluss der Arbeitsgruppenphase Anmerkungen oder Ideen der anderen Teilnehmenden ergänzt werden können. Nach der Arbeit in den Kleingruppen werden die Ergebnisse im Plenum vorgestellt und die anderen Workshopmitglieder erhalten die Möglichkeit, Anmerkungen und Anregungen einzubringen. Dabei überträgt jeweils ein Teilnehmer aus jeder Gruppe zusammen mit dem Moderierenden die Informationen in eine Plandokumentation. Der Moderierende ist dabei zuständig für die Koordination und nachvollziehbare Darstellung auf dem gemeinsamen Arbeitspapier.

Modul C:

  • Herausforderungen analysieren
  • Kern der Probleme identifizieren
  • Ursachen ergründen
  • Lösungsstrategien und Ressourcen ermitteln

Im nächsten Schritt erarbeiten die Teilnehmenden im Plenum potenzielle Probleme und Herausforderungen im Hinblick auf den vorläufigen Aktionsplan. Der Moderierende nimmt die Einwürfe auf, sammelt sie und erstellt eine übersichtliche Liste. Anschließend wird von den Teilnehmern mittels eines geeigneten Auswahlverfahrens eine Gewichtung der Vorschläge vorgenommen. Nachdem die als am wichtigsten empfundenen Punkte ermittelt wurden, werden diese erneut in Kleingruppen analysiert und mögliche Lösungsstrategien entwickelt. Schließlich stellen die Arbeitsgruppen ihre Ergebnisse im Plenum vor und die gefundenen Lösungen werden in den Aktionsplan aufgenommen. Eine gute Dokumentation der Arbeitsergebnisse ist wichtig, sodass sich andere Interessierte angemessen über die Aktivitäten und erarbeiteten Resultate informieren können. Sie bildet eine wichtige Grundlage, um im weiteren Verfahrensverlauf nach Abschluss des Workshops eine effektive Kontrolle des Planvorhabens zu ermöglichen.

Noch während der Workshops legen die Teilnehmer einen Termin für ein nächstes gemeinsames Treffen fest. Dort werden die bis dahin realisierten Vorhaben und der Aktionsplan überprüft und eventuelle Anpassungen vorgenommen. Dies fördert die Prozesskontinuität.

Benötigtes Material
  • Räumlichkeiten
  • Flipcharts
  • Stifte
  • Papier
  • Getränke und Konferenzgebäck
Dauer

4-6 Stunden

Kosten pro Teilnehmer

10,- bis 20,- Euro

Anforderungen an Moderation

Mittel

Professionelle Moderation

Nicht erforderlich

 

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